Mensajes a inquilinos
La página Mensajes muestra en un solo lugar todo lo que SmartLandlord escribe a tus inquilinos: los mensajes preparados que esperan tu aprobación, el registro de todos los mensajes enviados y las reglas que deciden cuándo se prepara un mensaje. La encuentras en la barra lateral, en Gestión → Mensajes. Para escribir un solo mensaje a un inquilino, usa la página del inquilino.
Los mensajes salen en tu nombre, y las respuestas del inquilino llegan a tu propio buzón. El destinatario es siempre la dirección de correo electrónico guardada en el contacto del inquilino.
Escribir un mensaje individual
- Abre el inquilino en Gestión → Inquilinos y cambia a la pestaña Mensajes.
- Haz clic en Enviar correo. (También puedes usar Enviar correo a través de SmartLandlord, debajo de la dirección de correo, en la columna de la derecha.)
- La ventana muestra arriba quién recibe el mensaje. Rellena Asunto y Mensaje.
- La casilla Copia para mí te envía una copia. Está marcada por defecto.
- Haz clic en Enviar correo. El mensaje aparece entonces en la pestaña con su estado.
En la parte inferior, la ventana indica con qué nombre se envía el mensaje y adónde van las respuestas. El asunto y el texto son obligatorios.
Si el contacto no tiene dirección de correo electrónico, el botón está desactivado y un aviso lleva directamente al campo de correo del contacto. Si una dirección se rechaza por no ser válida, el mismo aviso aparece después de intentar enviar.
La pestaña Mensajes enumera todos los mensajes con tipo, destinatario, fecha y estado (Enviado, Fallido o En cola); Mostrar texto despliega el texto. En un mensaje fallido, Enviar de nuevo vuelve a abrir la ventana con el asunto y el texto ya rellenados.
Pendientes: revisar los mensajes preparados
SmartLandlord prepara mensajes a partir de tus datos, por ejemplo un recordatorio de pago cuando el alquiler está atrasado. La pestaña Pendientes los muestra en dos grupos:
- Esperan tu aprobación: solo se envían si los apruebas.
- Se envían automáticamente: reglas que has puesto en "Automático". Salen por sí solos a la hora indicada.
Cada entrada muestra asunto, tipo, inquilino, propiedad y fecha. El nombre del inquilino lleva a su pestaña de mensajes; Mostrar texto muestra el texto.
- Haz clic en Revisar y enviar.
- Edita el asunto y el texto si hace falta.
- Haz clic en Enviar ahora. O descarta el mensaje con Descartar y confirma la pregunta.
Un mensaje descartado no se vuelve a sugerir para esa ocasión; tú puedes escribir al inquilino en cualquier momento. En Decididos recientemente ves lo que se ha enviado, descartado u omitido recientemente. En los "Omitido", la fila indica el motivo, por ejemplo que el pago ha llegado entretanto.
Mientras no se haya preparado nada, la pestaña explica en tres pasos cómo funciona, con un botón Configurar reglas.
Enviados: el registro
La pestaña Enviados enumera todos los mensajes a todos los inquilinos, con tipo, inquilino, propiedad, fecha y si se enviaron por ti o automático (regla). Los filtros Todos, Enviado y Fallido acotan la lista. En los mensajes fallidos se muestra el error debajo.
Definir las reglas
En la pestaña Reglas decides cuándo prepara SmartLandlord un mensaje. Cada regla tiene estos niveles (el recordatorio de pago adicional solo los dos primeros):
- Desactivado: no ocurre nada.
- Sugerir: el mensaje se prepara y te espera en la pestaña Pendientes.
- Automático: el mensaje sale por sí solo en la franja de envío, tras una última comprobación (por ejemplo, si el alquiler ha llegado entretanto).
Los cambios se guardan al instante; arriba a la derecha aparece "Guardado".
| Regla | Notas |
|---|---|
| Recordatorio cuando el alquiler está vencido | Primer y segundo recordatorio con un intervalo ajustable en días. Solo funciona con datos bancarios actualizados; si faltan, la página te lo indica. El segundo recordatorio solo se sugiere, nunca se envía solo. |
| Recordatorio de un pago adicional pendiente | Después de enviar una liquidación de gastos con un pago adicional. Solo se sugiere, nunca se envía automáticamente. |
| Solicitar lecturas de contadores | Una vez al año a todos los inquilinos activos en la fecha que fijes, con un recordatorio a los 14 días si no se ha registrado ninguna lectura. |
| Recordatorio de cita | Para las entradas del calendario en las que se debe avisar al inquilino. |
En el bloque General defines:
- la franja de envío de los mensajes automáticos (hora de inicio y de fin),
- si no se envía nada los fines de semana,
- si recibes una copia de cada mensaje,
- si recibes un resumen semanal el lunes,
- qué propiedades están en pausa: para ellas no se crean mensajes automáticos ni sugeridos.
En Avanzado: suscribirse al calendario encuentras la dirección de tu suscripción al calendario. Copiar la copia para que puedas añadirla a Google Calendar, Apple Calendar u Outlook. Cualquiera que tenga la dirección ve tus citas; Regenerar crea una nueva.
Poner en pausa a un inquilino
En la pestaña Mensajes de la página del inquilino, la casilla "Pausar los mensajes automáticos y sugeridos para este inquilino" desactiva los mensajes automáticos y sugeridos solo para ese inquilino, por ejemplo durante un acuerdo de pago a plazos. Los correos manuales siguen siendo posibles. El enlace "Todos los mensajes, la cola y las reglas →" que hay ahí lleva a la página Mensajes.
Un mensaje a un inquilino solo va a la dirección de correo electrónico guardada en el contacto. Mantén la dirección al día en el contacto; si no, los mensajes y los recordatorios no salen.