Añadir y gestionar inquilinos

En Inquilinos registras quién alquila qué propiedad y en qué condiciones. Un inquilino vincula un contacto (la persona) con una propiedad, opcionalmente una unidad, y las condiciones del alquiler: duración del contrato, alquiler y fianza. Abre la página en la barra lateral, en Gestión → Inquilinos.

La lista de inquilinos

Cuatro tarjetas en la parte superior muestran el número de inquilinos en total y por estado (Inquilinos activos, Con preaviso, Bajas). Debajo, cada inquilino tiene una ficha con nombre, unidad, dirección, alquiler total, estado de la fianza, inicio y fin del contrato (los contratos de duración indefinida muestran "Indefinido"). Haz clic en una ficha para abrir la página del inquilino.

• El campo de búsqueda y el botón Filtros acotan la lista; en la zona de filtros eliges un estado.
• Cada ficha tiene los botones Editar y Ajustar el alquiler, además de un botón en el extremo derecho para quitar al inquilino (ver más abajo).
• La lista muestra 12 inquilinos por página.

Añadir un inquilino

Haz clic en Añadir inquilino. Se abre un formulario a la derecha. Mientras aún no tengas inquilinos, se abre solo al cargar la página.

Rellena las secciones de arriba abajo. El contacto, la propiedad, el inicio del contrato y el alquiler base son obligatorios; los tres últimos están marcados con *.

1. Contacto del inquilino – busca un contacto existente o haz clic en Crear un nuevo contacto para crear a la persona dentro del propio formulario. Solo se ofrecen los contactos activos. Usa el mismo contacto si la persona alquila otra unidad más adelante.
2. Propiedad y unidad – elige la Propiedad. Si es un edificio con varias unidades, aparece además un campo Unidad. Al elegir la propiedad se rellenan de antemano el alquiler base, los suministros y el alquiler de aparcamiento con los valores guardados en la propiedad, si los hay. Puedes modificarlos.
3. Detalles del contrato – Inicio del contrato (obligatorio), Fin del contrato (déjalo vacío si el contrato es indefinido) y Día de vencimiento.
4. Alquiler y costes – Alquiler base (obligatorio), Suministros, Aparcamiento, Número de personas y Fianza. El Alquiler total se calcula a partir de los tres importes de alquiler. En cuanto introduces un alquiler base, el formulario ofrece un botón que rellena la fianza con tres veces el alquiler base. Marca Fianza recibida si la fianza ya se ha pagado.
5. Notas – opcional, visible solo para ti.

Guarda con Añadir inquilino al final del formulario. Un inquilino nuevo siempre tiene el estado Activo. Si falta un dato obligatorio o el fin del contrato es anterior al inicio, aparece un mensaje en el campo correspondiente.

La página del inquilino

Haz clic en una ficha para abrir la página del inquilino.

Cabecera: Editar abre el mismo formulario que al añadir, ahora con la sección adicional Estado del contrato. Ahí pones al inquilino en Activo, Con preaviso o Baja. Con Con preaviso, el formulario te recuerda que actualices la fecha de salida. Mientras el inquilino está activo, junto a ese botón aparece el botón Finalizar contrato.

Columna izquierda:

• Alquiler actual con alquiler base, suministros y alquiler total, inicio y fin del contrato, día de vencimiento, fianza y unidad.
• Contrato de arrendamiento (documento) – los contratos de este inquilino. Si no hay ninguno, dos botones ofrecen Generar desde plantilla (abre el editor de contratos, ver Contratos) o Subir PDF. Cada fila se puede desplegar; aquí puedes activar borradores con Activar. Ver en el archivo de contratos te lleva a la lista de todos los contratos, filtrada por este inquilino.
• Debajo, las pestañas Pagos, Visión general, Ajustes, Documentos y Mensajes:

• Pagos – total de pagos recibidos, número de pagos pendientes y la tabla de pagos. Con Añadir pago registras un pago de este inquilino.
• Visión general – tus notas internas.
• Ajustes – revisiones de alquiler anteriores (ver más abajo).
• Documentos – contratos y otros documentos. Con Subir subes un PDF. Los PDF de contratos generados no se pueden eliminar aquí; los documentos subidos, sí.
• Mensajes – correos electrónicos a este inquilino (ver más abajo).

Columna derecha: Información de contacto con correo y teléfono, un lápiz para editar el contacto y las Acciones rápidas: Añadir revisión del alquiler, Liquidaciones de gastos (abre los gastos de funcionamiento filtrados por este inquilino) y Editar inquilino.

Ajustar el alquiler

Ajustar el alquiler (lista) o Añadir revisión del alquiler (página del inquilino) abre un formulario. Muestra el alquiler actual; tú introduces el nuevo alquiler base (obligatorio), opcionalmente nuevos suministros, la fecha desde la que se aplica y el motivo (ambos obligatorios). Puedes anotar que la comunicación ya se ha enviado y añadir notas. Tras guardar, la aplicación ofrece la carta de aviso para descargar. Todos los ajustes aparecen en la pestaña Ajustes, donde también se puede retirar un ajuste.

Mensajes a inquilinos

La pestaña Mensajes muestra todos los correos que SmartLandlord ha enviado a este inquilino en tu nombre, con su estado y texto. Con Enviar correo escribes uno tú mismo (asunto y texto; opcionalmente, una copia para ti). Las respuestas llegan a tu dirección de correo. En los mensajes fallidos, Enviar de nuevo vuelve a abrir el formulario con el asunto y el texto.

El botón está desactivado mientras el contacto no tenga dirección de correo. Un aviso enlaza entonces directamente con el campo de correo del contacto.

La casilla "Pausar los mensajes automáticos y sugeridos para este inquilino" desactiva los mensajes automáticos y sugeridos para este inquilino; los correos manuales siguen siendo posibles. Las reglas de los mensajes automáticos (por ejemplo, recordatorios de pago), las sugerencias pendientes de tu aprobación y el registro de envíos de todos los inquilinos están en Gestión → Mensajes.

Terminar un alquiler o quitar un inquilino

• Finalizar contrato (página del inquilino): introduce la Fecha de salida y confirma. Después vuelves a la lista de inquilinos. Si no has marcado que el preaviso está enviado, la aplicación te avisa tras confirmar (Aviso no enviado) y tienes que confirmar una vez más.
• Quitar en la lista (botón a la derecha de la ficha): si el inquilino no tiene un contrato real, el botón elimina al inquilino. Si ya hay un contrato activado o pasado, en su lugar pone al inquilino en "Baja", para conservar el historial. En los inquilinos que ya se han ido y tienen un contrato, el botón no se muestra.