Gestionar contratos de arrendamiento y documentos
La Gestión de Arrendamientos es donde viven todos sus documentos de arrendamiento. Ábrala en Gestión → Contratos de arrendamiento para ver qué contratos están activos, próximos o históricos, y para descargar o subir PDFs de contratos.
Los registros de contratos siempre deben estar vinculados a la propiedad y al inquilino correctos. La información incorrecta del contrato puede afectar a los pagos relacionados, los registros de inquilinos y los informes.
1. Qué ve
En la parte superior, unas tarjetas de resumen cuentan el total de contratos, así como los activos, en borrador y rescindidos. Cada fila de la lista representa un contrato y muestra:
- Contrato # – referencia o número interno.
- Inquilino – el inquilino principal del contrato (haga clic en él para abrir el inquilino).
- Plantilla – la plantilla a partir de la cual se creó, si la hay.
- Fuente – si el contrato fue Generado a partir de una plantilla o Subido como su propio PDF.
- Estado:
- Borrador – en preparación, todavía no activo.
- Activo – actualmente en vigor.
- Terminado – finalizado antes de tiempo.
- Expirado – ha llegado a su fecha de fin y ya no está activo.
- Creado – la fecha de creación.
Utilice el filtro de estado Todos los estados para acotar la lista y el cuadro de búsqueda (Buscar contratos…) para encontrar contratos por número o nombre del inquilino. Haga clic en cualquier fila para expandir sus detalles en línea, justo debajo de la fila — no sale de la lista.
2. Crear arrendamiento
Para añadir un nuevo contrato, haga clic en Crear arrendamiento. Primero elige el inquilino (seleccione uno existente o cree uno nuevo) y, a continuación, se abre el editor de contratos.
El editor de contratos es una única página de trabajo con el formulario a la izquierda y una vista previa en tiempo real a la derecha (Vista previa · se actualiza en directo) que se actualiza a medida que escribe, de modo que siempre ve cómo va tomando forma el contrato final.
Rellene las secciones de arriba abajo:
1. Inmueble y Inquilino — si ha empezado a partir de un inquilino existente, ya estarán rellenados; de lo contrario, puede crear la propiedad y el inquilino aquí mismo mediante un breve formulario paso a paso.
2. Condiciones del contrato — establezca la Inicio del contrato, la Fin del contrato (déjela en blanco para un contrato indefinido, salvo que la plantilla requiera una fecha de fin), el alquiler base, los gastos y el Fianza ({currency}). Un atajo «Usar 3× alquiler base» rellena por usted un depósito habitual.
3. Plantilla — elija en qué plantilla de contrato basar el acuerdo, o deje que la aplicación elija una automáticamente.
4. Datos adicionales — extras opcionales como el número de llaves entregadas, trastero, recargo por mobiliario o un plan de alquiler escalonado, según la plantilla.
Las cláusulas aparecen en la vista previa en tiempo real numeradas automáticamente (§ 1, § 2, …). Puede:
- Activar o desactivar cláusulas Cláusulas predeterminadas individuales (las cláusulas marcadas como Obligatorio no se pueden eliminar).
- Añadir sus propias Cláusulas personalizadas (asistido por IA) con ayuda de la IA, luego Editar, refinarlas o reordenarlas con los controles Subir / Bajar.
- Editar o refinar cualquier cláusula individual directamente en la vista previa; las cláusulas editadas se marcan como editado. La numeración se recalcula automáticamente a medida que añade, elimina o reordena cláusulas.
Cuando la página muestre Listo para crear, haga clic en Crear contrato. El contrato se crea como Borrador y se genera su PDF.
Subir su propio PDF de contrato en su lugar: si ya tiene un contrato firmado, no necesita el editor — abra el inquilino y use allí la acción de subir el PDF del contrato. El contrato aparece entonces en esta lista con origen Subido.
Antes de crear un contrato, verifique que la propiedad seleccionada, el inquilino, las fechas, el alquiler y la información sobre la fianza sean correctos.
3. Abrir un contrato y sus acciones
Para abrir un contrato:
1. Vaya a Gestión → Contratos de arrendamiento.
2. Encuentre el contrato usando los filtros o la búsqueda.
3. Haga clic en la fila del contrato — sus detalles se expanden en línea, justo debajo de la fila.
En el detalle expandido puede:
- Previsualizar el PDF con Vista previa. Los borradores se pueden previsualizar en cualquier momento.
- Descargar el PDF con Descargar PDF una vez que el contrato está activo. Un borrador debe activarse antes de poder descargarse.
- Abrir el inquilino (Abrir inquilino) para ver los datos de contacto y el historial de alquileres.
- Para un borrador: editarlo (lo que vuelve a abrir el editor de contratos), eliminarlo o activarlo con Activar.
Activar un contrato es definitivo: una vez activado, se convierte en el contrato oficial y vinculante y ya no se puede editar. Asegúrese primero de que cada detalle sea correcto.
4. Consejos
- Para el trabajo diario, filtre por Activo para ver solo los contratos activos en vigor.
Mantenga correctas las fechas de finalización y de rescisión para que los contratos pasen de activo a vencido o rescindido automáticamente cuando corresponda.
- Vincule siempre cada contrato a la propiedad e inquilino correctos, para que los pagos, las tareas y los registros relacionados se conecten al contrato adecuado.
Las asignaciones de contrato incorrectas pueden hacer que los pagos relacionados, los registros de inquilinos, las tareas y los informes queden vinculados al contrato equivocado.