Gestionar contratos de arrendamiento y documentos
La Gestión de Arrendamientos es donde viven todos tus documentos de arrendamiento. Ábrela en Gestión → Contratos de arrendamiento para ver qué contratos están activos, próximos o históricos, y para descargar o subir PDFs de contratos.
Los registros de contratos siempre deben estar vinculados a la propiedad y al inquilino correctos. La información incorrecta del contrato puede afectar a los pagos relacionados, los registros de inquilinos y los informes.
1. Qué ves
Cada fila de la lista representa un contrato y normalmente muestra:
- Número de contrato – referencia o número interno.
- Inquilino – el inquilino principal del contrato.
- Origen – si el contrato fue Generado a partir de una plantilla o Subido como tu propio PDF.
- Estado:
- Borrador – en preparación, todavía no activo.
- Activo – actualmente en vigor.
- Terminado – finalizado antes de tiempo.
- Expirado – ha llegado a su fecha de fin y ya no está activo.
- Fecha – normalmente la fecha de inicio o de firma, según la configuración.
Usa el filtro de estado para mostrar solo los contratos en borrador, activos, rescindidos o vencidos, y usa la búsqueda (si está disponible) para encontrar contratos por número o nombre del inquilino.
2. Crear arrendamiento
Para añadir un nuevo contrato al archivo, haz clic en Crear arrendamiento. Puedes:
- Generar un contrato a partir de una plantilla
Elige "generar", selecciona la propiedad y el inquilino, elige una plantilla de contrato, rellena los campos clave (fechas, alquiler, fianza), revisa la vista previa y luego guarda. El nuevo contrato aparece en la lista con el estado correspondiente (por ejemplo, borrador o activo).
- Subir tu propio PDF de contrato
Elige "subir", selecciona la propiedad y el inquilino, sube el PDF firmado, introduce los datos básicos (fechas, alquiler, estado) y luego guarda. El contrato aparece en la lista con origen = subido.
Antes de guardar un contrato, verifica que la propiedad seleccionada, el inquilino, las fechas, el alquiler y la información sobre la fianza sean correctos.
3. Descargar PDF
Para abrir un contrato:
1. Ve a Gestión → Contratos de arrendamiento.
2. Encuentra el contrato usando los filtros o la búsqueda.
3. Haz clic en la fila del contrato para abrir sus detalles.
En la vista de detalle puedes:
- Descargar el PDF usando Descargar PDF para imprimirlo o compartirlo.
- Abrir el inquilino vinculado al contrato para ver los datos de contacto y el historial de alquileres.
- Actualizar las fechas o el estado (si tu configuración lo permite) para que el contrato pase al grupo de estado correcto.
Cuando actualices las fechas o el estado del contrato, asegúrate de que la información refleje la situación real del contrato para que los contratos activos, vencidos y rescindidos estén categorizados correctamente.
4. Consejos
- Para el trabajo diario, filtra por Activo para ver solo los contratos activos en vigor.
Mantén correctas las fechas de finalización y de rescisión para que los contratos pasen de activo a vencido o rescindido automáticamente cuando corresponda.
- Vincula siempre cada contrato a la propiedad e inquilino correctos, para que los pagos, las tareas y los registros relacionados se conecten al contrato adecuado.
Las asignaciones de contrato incorrectas pueden hacer que los pagos relacionados, los registros de inquilinos, las tareas y los informes queden vinculados al contrato equivocado.