Crear una liquidación de gastos de funcionamiento

En Gastos de funcionamiento liquidas los gastos corrientes de una propiedad durante un periodo y los repartes entre los inquilinos. Abre la página en la barra lateral, en Gestión → Gastos de funcionamiento. La secuencia: crear la liquidación, introducir las partidas de costes, calcular, finalizar y enviar a los inquilinos.

Requisitos previos

• Una propiedad en tu cartera.
• Al menos un inquilino de esa propiedad cuyo periodo de alquiler coincida con el de la liquidación y que tenga fecha de inicio del contrato. A cada inquilino se le pondera por los días que realmente vivió allí durante el periodo.

La lista

Cuatro tarjetas cuentan tus liquidaciones en total y por estado. La tabla muestra la propiedad, el periodo, el estado, los costes totales (todavía no en los borradores), el número de inquilinos y, en los borradores, el botón Editar. La búsqueda y el filtro de estado (Borrador, Finalizado, Enviado) acotan la lista. Haz clic en una fila para abrir la liquidación.

Desde la página de un inquilino, Liquidaciones de gastos abre esta lista filtrada por ese inquilino. Si en esta lista todavía no hay ninguna liquidación, se abre enseguida el formulario de una liquidación nueva con la propiedad y un año sugerido. Quita el filtro con la cruz de la tarjeta de filtro.

1. Crear la liquidación

Haz clic en Nueva liquidación. Se abre una ventana.

1. Elige la Propiedad. La superficie total y el número de unidades se toman de la propiedad cuando están guardados.
2. Elige el Año y el Tipo de período: Anual (enero-diciembre), 1.er semestre (enero-junio) / 2.º semestre (julio-diciembre) o 1.er trimestre (enero-marzo) a 4.º trimestre (octubre-diciembre).
3. Introduce la Superficie total del edificio (m²) (obligatoria, en m²). Opcional: Número de unidades, Número de personas y una Descripción.
4. Haz clic en Crear y añadir partidas →.

La liquidación se crea como Borrador y llegas directamente a las partidas de costes. Si el final del periodo elegido está en el futuro, el formulario avisa de que los costes pueden estar todavía incompletos.

2. Introducir las partidas de costes

Arriba en la página ves la propiedad, el periodo y los datos de superficie. Configuración de la liquidación te permite cambiar el periodo, la superficie, las unidades, las personas y la descripción mientras la liquidación es un borrador.

Haz clic en Añadir partida y elige para cada partida:

• el tipo de coste, por ejemplo Calefacción, Impuesto de bienes inmuebles, Seguro o Conserje,
• el importe,
• el Método de asignación: Parte igual por vivienda, Por superficie habitable (m²), Por número de personas, Importe fijo por inquilino o Por consumo / lecturas.

El formulario sigue abierto tras añadir, para que introduzcas la siguiente partida. Con Sincronizar desde gastos pasas como partidas los gastos correspondientes ya registrados para esta propiedad; la aplicación informa de cuántas partidas se han creado o actualizado.

Para Por consumo / lecturas, faltan los valores de consumo si no hay lecturas de contador registradas. La aplicación reparte entonces esas partidas por superficie habitable.

Calcular la asignación →, al final de la página, guarda las partidas y abre el cálculo.

3. Calcular

En la página de cálculo, haz clic en Calcular. La aplicación calcula la parte de costes de cada inquilino, resta los anticipos y muestra en el resumen (Asignación de inquilinos) por inquilino la parte, el anticipo y el saldo: devolución o pago adicional. Los totales están encima. Ver abre la liquidación de un inquilino.

En la página de la liquidación, Calcular lleva, tras una confirmación, a la misma página de cálculo. Si cambian las partidas, recalcula con Recalcular. Mientras la liquidación sea un borrador, sigue siendo editable.

Mensajes típicos:

• Sin asignación de inquilinos aún (ningún alquiler en el periodo): crea ahí mismo un inquilino para esta propiedad con Añadir inquilino, o ajusta el periodo en Editar.
• Se omitieron algunos inquilinos: a los inquilinos sin inicio de contrato les falta la base. Añade el inicio del contrato (el enlace del mensaje abre el inquilino) y recalcula.

4. Finalizar y enviar

1. Haz clic en Confirmar y finalizar en la página de cálculo, o en Finalizar en la página de la liquidación, y confirma. En la página de cálculo, el botón solo está activo después de un cálculo. La liquidación pasa entonces al estado Finalizado y queda bloqueada para su edición. Se puede seguir consultando y enviando.
2. En la página de la liquidación, Enviar a los inquilinos envía por correo a cada inquilino su liquidación en PDF. La aplicación enumera después a quién se ha enviado, quién no tiene dirección de correo (esas liquidaciones las imprimes tú) y quién ya la había recibido. Otro clic solo envía a los inquilinos que aún faltan; Enviar de nuevo a todos la envía a todos de nuevo.
3. Descarga el PDF de un inquilino concreto en la página de la liquidación de ese inquilino con Descargar PDF.

No hay un PDF de toda la liquidación, solo uno por inquilino.

La liquidación de un inquilino

En la página de la liquidación, la pestaña Liquidaciones de inquilinos enumera todos los inquilinos con su parte, anticipos y saldo; al hacer clic se abre la liquidación individual. La pestaña Partidas de gastos enumera las partidas con su clave y su parte de los costes totales. En los borradores puedes eliminar partidas ahí o añadir más con Añadir partida de gastos.

La liquidación individual muestra para cada tipo de coste los costes totales, Tu parte, Factor tiempo y Tu importe, después el total, los anticipos pagados y el resultado como Saldo a favor del inquilino o Pago adicional debido.

Estado

• Borrador: creada y editable.
• Finalizado: finalizada y bloqueada.
• Enviado: enviada a los inquilinos.