Gastos de explotación — Crear liquidaciones de gastos de comunidad
La página Gastos de funcionamiento es donde crea una Nebenkostenabrechnung y reparte los gastos corrientes de un inmueble entre sus inquilinos para un periodo determinado. Ábrala desde Gestión → Gastos de funcionamiento.
Utilice esta página para configurar una liquidación, añadir y distribuir partidas de costes, calcular la parte correspondiente a cada inquilino, y finalizar y descargar las liquidaciones y los PDFs por inquilino.
También puede iniciar una liquidación directamente desde un inquilino: en la página de un inquilino, la acción de liquidaciones de gastos abre esta página ya filtrada por el inmueble de ese inquilino. Cuando llega por esta vía, el inmueble aparece preseleccionado y se le sugiere el primer año sin facturar, de modo que puede crear la liquidación en un par de clics.
Antes de empezar
Para crear una liquidación válida, necesita:
- Un inmueble en su cartera.
- Al menos un inquilino con un contrato de arrendamiento activo que cubra el periodo de facturación.
Si falta el inmueble o un contrato activo, no se pueden completar las asignaciones por inquilino ni los cálculos de la liquidación.
Si faltan estos datos, añada primero el inmueble y el contrato y luego vuelva a Gastos de explotación.
1. Crear la liquidación
Haga clic en Nueva Declaración para iniciar una nueva liquidación e introduzca:
- La Propiedad que va a facturar. Al seleccionar un inmueble se rellenan automáticamente la superficie total del edificio y el número de unidades a partir de ese inmueble, cuando se conocen esos datos.
- El Año y el Período Tipo:
- Anual (enero-diciembre),
- H1 (enero-junio) o H2 (Jul-Dic),
- 1er trimestre (enero-marzo) a Q4 (octubre-diciembre).
- La Superficie total del edificio (m²), que es obligatoria.
- Opcionalmente, el Número de unidades y el Número de personas.
- Opcionalmente, una Descripción para su propia referencia.
Haga clic en Crear y añadir elementos → para guardar. La liquidación se crea en estado Borrador y pasa directamente al paso de las partidas de costes.
La superficie total del edificio debe introducirse correctamente, ya que los cálculos de asignación pueden depender de ella.
Si elige un periodo de facturación que aún no ha finalizado, la aplicación le advierte de que los costes pueden estar todavía incompletos. Facture un periodo solo una vez que haya terminado.
2. Añadir partidas de costes
Use Añadir elemento de coste para añadir cada gasto corriente que quiera distribuir, por ejemplo:
- Calefacción
- Impuesto de bienes inmuebles
- Seguro
- Conserje
Para cada partida de coste, introduzca:
- El importe.
- Un Método de asignación que define cómo se divide el coste:
- Parte igual por vivienda – por unidades.
- Por superficie habitable (m²) – por superficie habitable.
- Por número de personas – por número de personas.
- Importe fijo por inquilino – por importe fijo.
- Por consumo / lecturas – por consumo.
Si ya lleva el control de los costes de este inmueble como gastos, use Sincronizar desde gastos para incorporar automáticamente los gastos coincidentes como partidas de coste y luego ajústelos según sea necesario.
Elija el método de reparto correcto para cada partida de coste. Las claves de reparto incorrectas pueden dar lugar a cargos erróneos a los inquilinos.
Elija el método de reparto que se ajuste al acuerdo y a la naturaleza del coste. Cuando haya añadido todos los costes, continúe con Calcular la asignación →.
3. Calcular
Cuando haya introducido todas las partidas de costes relevantes, haga clic en Calcule.
El sistema calcula para cada inquilino del inmueble:
- su parte de cada partida de coste,
- sus pagos anticipados totales,
- el saldo resultante.
El saldo mostrará un crédito a favor o una cantidad pendiente de pago. Solo se incluyen los inquilinos cuyo contrato cubre el periodo de facturación, y su parte se pondera según cuánto tiempo ocuparon realmente la unidad durante el periodo.
El cálculo tiene en cuenta a los inquilinos. Si el inmueble aún no tiene inquilinos, la aplicación muestra un aviso (Sin asignación de inquilinos aún) y le permite añadir uno en el momento con Añadir inquilino. Si a un inquilino le falta la fecha de inicio del contrato, se omite (Se omitieron algunos inquilinos) — abra ese inquilino y añada la fecha, luego vuelva a calcular para que se incluya.
Revise los resultados del cálculo con detenimiento antes de finalizar. Corrija las partidas de costes o los parámetros de reparto que parezcan incorrectos.
Revise los resultados antes de continuar y ajuste las partidas de costes o las claves de reparto si algo no cuadra. Tras calcular, la liquidación pasa al estado Calculado; todavía puede editar y volver a calcular hasta que la finalice.
4. Finalizar y enviar
Una vez satisfecho/a con el cálculo:
1. Haga clic en Finalizar y confirme para bloquear la liquidación. Su estado pasa a Finalizado.
2. Descargue los PDFs si los necesita:
- la liquidación completa, o
- una liquidación para un inquilino individual (abra la liquidación de ese inquilino y use su botón de descarga).
Tras la finalización, la liquidación queda bloqueada y ya no se puede editar (todavía puede verla y descargarla).
Después de finalizarla, la liquidación pasa a formar parte de su historial de facturación. El envío de liquidaciones a los inquilinos directamente desde la aplicación se está implantando por separado; por ahora, descargue el PDF de cada inquilino y compártalo como lo haría habitualmente.
Liquidaciones por inquilino
Abra la liquidación de cualquier inquilino para ver su desglose detallado. Cada liquidación por inquilino muestra:
- los tipos de coste y los costes totales,
- Tu parte (la parte del inquilino en porcentaje),
- Factor tiempo (el factor de tiempo de ocupación),
- Su importe (el importe correspondiente al inquilino),
- los pagos anticipados del inquilino, y
- el resultado como:
- Crédito al inquilino, o
- Pago adicional debido.
Los inquilinos pueden ver claramente cómo se ha calculado su parte y si recibirán un reembolso o deberán pagar un importe adicional. Use el botón de descarga de esta página para guardar la liquidación de ese inquilino como PDF.
Flujo de estados
Cada liquidación pasa por las siguientes etapas:
- Borrador – creada, todavía editable.
- Calculado – los costes y las partes de los inquilinos se han calculado; sigue siendo editable y puede volver a calcular.
- Finalizado – bloqueada y confirmada.
- Enviado – enviada a los inquilinos.
Compruebe el estado de la liquidación antes de hacer cambios. Solo las liquidaciones en borrador y calculadas siguen siendo editables; una vez finalizada, una liquidación queda bloqueada.
Use el estado para ver rápidamente en qué punto del proceso se encuentra una liquidación, desde la configuración inicial hasta la entrega definitiva.