Visión general
El área de gestión y pagos reúne todas las tareas operativas y financieras de sus inmuebles en alquiler en un único espacio de trabajo. Por un lado, en «Gestión» administra los contratos de alquiler (Inquilinos), mantiene actualizada su agenda (Contactos), archiva los contratos de arrendamiento y sus plantillas, y elabora las liquidaciones de gastos. Por otro, en «Pagos» conecta sus cuentas bancarias, asigna las transacciones, controla los ingresos por alquiler y mantiene a la vista todos los gastos. Los resúmenes, filtros y flujos de trabajo integrados hacen que los datos maestros, los pagos y los gastos encajen entre sí.
Gestión
Inquilinos: todas las relaciones de alquiler a la vista
En «Inquilinos» gestiona todos los contratos de alquiler de sus viviendas, desde la entrada del inquilino hasta la finalización. La cabecera muestra el total de inquilinos, los activos, las notificaciones y los que ya se han marchado. Los filtros de estado permiten acotar la lista a los contratos que le interesan.
Cada inquilino se presenta en una ficha con el nombre, el código interno de la unidad, el estado (por ejemplo, «Activo» o «Desplazado»), el alquiler total, el depósito y su estado, y las fechas de inicio y fin del alquiler. Desde la ficha puede abrir los detalles, editar los datos o ajustar el alquiler. La vista detallada permite modificar el alquiler y los gastos, cambiar los vencimientos, añadir o quitar inquilinos y vincular los documentos o liquidaciones correspondientes, de modo que cada contrato conserva un historial completo para evaluaciones y justificantes.
Los nuevos contratos se crean desde el resumen con «Añadir inquilino»: seleccione el inmueble y la unidad, asigne uno o varios contactos como inquilinos, defina la fecha de inicio y, si procede, la de fin, e introduzca el alquiler acordado y el vencimiento. Datos opcionales como la fianza, el estado de pago y las notas internas ayudan a documentar cada acuerdo. Tras guardar, el contrato aparece con el estado «Activo» a partir de su fecha de inicio y se incorpora a los paneles, los resúmenes de ingresos y los cálculos de flujo de caja.
Cuando un inquilino se marcha, se registran la fecha de rescisión y la de salida, y el estado cambia hasta «Se ha marchado». El contrato permanece en el sistema para evaluaciones y justificantes, pero deja de contarse como activo, de modo que sus cifras de ocupación reflejan siempre la situación real.
Contactos: agenda central de su cartera
«Contactos» es la agenda central de todas las personas y organizaciones con las que colabora: inquilinos, proveedores de servicios, bancos, organismos públicos y otros socios. La cabecera indica el total de contactos, los activos, cuántos son inquilinos y otros. Los filtros (Sólo activo, Sólo inactivo, Todos los estados) y la búsqueda por nombre, correo, teléfono o localidad ayudan a localizarlos al instante.
Para crear un contacto, elija el tipo (inquilino, proveedor, banco, organismo u otro), introduzca los datos de contacto y, si lo necesita, añada notas, números de referencia o datos bancarios. En lugar de eliminar un contacto puede marcarlo como «Inactivo» para conservar los vínculos históricos con contratos, pagos o documentos.
No hace falta introducir los contactos a mano: el asistente de importación admite varias fuentes —archivos CSV, archivos vCard (VCF) y la conexión directa con Google Contacts—. Tras cargar el archivo se muestra una vista previa de los campos reconocidos y, si alguna columna no se asigna de forma automática, puede asignarla manualmente. Los contactos ya existentes se reconocen por su correo o su nombre y no se duplican.
Los contactos están vinculados con el resto de módulos: en «Inquilinos» se asignan a cada contrato; en las liquidaciones se usan las direcciones de inquilinos y proveedores; y en los pagos y documentos se selecciona el contacto como pagador, destinatario o referencia. Así se evita duplicar datos y se mantiene la coherencia en todo el sistema.
Contratos de arrendamiento y plantillas
El módulo «Contratos de arrendamiento» es el archivo de todos los contratos, ya estén generados desde una plantilla, subidos como PDF o vinculados. Conviene tener en cuenta que el inquilino y el documento formal del contrato son independientes: una relación de alquiler puede existir sin un PDF de contrato asociado, y viceversa. El resumen muestra el total de contratos y cuántos están activos, en borrador o terminados, con búsqueda y filtro por estado. Para crear un contrato, abra un inquilino y elija «Generar desde plantilla» o «Subir PDF».
El módulo «Plantillas de contrato» permite administrar plantillas de arrendamiento reutilizables, que después se usan para generar contratos concretos de forma rápida y coherente.
Costos operacionales: liquidar los gastos compartidos
En «Costos operacionales» crea y gestiona las liquidaciones de gastos compartidos de sus inmuebles. El resumen muestra el total de declaraciones y cuántas están en estado de borrador, finalizadas o enviadas, con búsqueda por propiedad y filtros.
Al crear una nueva declaración, seleccione el inmueble y el periodo de liquidación, defina las clases de gasto (por ejemplo, calefacción, agua, recogida de basuras o IBI) y registre los costes totales por clase. A continuación establezca las claves de reparto —metros cuadrados, número de personas o consumo— y asigne las unidades e inquilinos del inmueble. El sistema calcula automáticamente la cuota de cada inquilino y muestra una vista previa de cada liquidación, que puede ajustar.
Una vez comprobados los valores, marque la liquidación como «Finalizada» y use «Enviar» para hacerla llegar a los inquilinos, de forma agrupada o por unidad. El sistema genera los PDF, los guarda en el área de documentos y fija el estado en «Enviado» con su fecha. Las liquidaciones están vinculadas a «Inquilinos» y «Contactos»: los inquilinos del inmueble se sugieren automáticamente y, a partir de los importes pendientes o saldos a favor, puede generar entradas de pago y comprobar si se han liquidado.
Pagos
Banca y transacciones: asignar cada pago a su inmueble
El módulo de banca reúne sus cuentas y todas las transacciones en una sola vista, con pestañas para Transacciones, Asignación, Pagos y Gastos. La cabecera muestra el saldo total de las cuentas seleccionadas, el número de conexiones totales y activas, y los importes pendientes y ya asignados.
Puede conectar sus cuentas de dos maneras: mediante «Banco Connect», que sincroniza automáticamente los movimientos a través de la conexión bancaria, o añadiendo una «Cuenta manual». Los movimientos también pueden importarse desde un archivo CSV o Excel, o crearse a mano. Cada transacción se clasifica como ingreso o gasto y se asigna a inquilinos, inmuebles y categorías.
Durante la importación se detectan los duplicados automáticamente: las transacciones ya registradas se identifican por la fecha, el importe y la cuenta de contrapartida, y se omiten. Tras la importación recibe un resumen con los registros añadidos y los duplicados ignorados, de modo que volver a importar el mismo archivo no crea entradas repetidas. Los filtros por periodo, estado y tipo permiten centrarse en las transacciones sin asignar, las propuestas del sistema, las ya asignadas o las ignoradas. Una vez asignadas, las transacciones se incorporan automáticamente a los resúmenes de ingresos y gastos.
Ingresos: alquileres y otros ingresos
El resumen de pagos muestra todos los ingresos relevantes de sus inmuebles en una vista filtrable. La cabecera reúne los indicadores clave: el importe previsto del mes, lo recibido, la tasa de recogida y los pagos parciales o que faltan. Puede filtrar por periodo, inmueble, tipo de ingreso (alquiler, fianza, anticipo de gastos, subvención, etc.) y estado de pago, y registrar nuevos pagos con «Registrar pago».
Se presta especial atención a los impagos: para cada contrato afectado puede ver qué inquilino está en mora, por qué inmueble, cuántos días de retraso acumula y de qué importe se trata. Como administrador de varios inmuebles, puede limitar la vista a una sola propiedad, fijar el periodo y exportar el resumen filtrado como informe en PDF, que puede enviar por correo electrónico a propietarios, inquilinos o asesores directamente desde el sistema.
Gastos: todos los costes bajo control
En «Gastos» registra y analiza todos los costes de sus inmuebles. La cabecera muestra el total de gastos del periodo y la parte asignable a los inquilinos, de modo que distingue de inmediato qué costes podrá repercutir mediante las liquidaciones y cuáles asume usted.
Los gastos pueden registrarse de tres formas: manualmente mediante un formulario, a partir de transacciones importadas o con la lectura de facturas por IA. Al subir la foto o el archivo de una factura, la IA extrae el importe, la fecha, el emisor y el concepto, y sugiere la categoría y el inmueble correspondientes; usted revisa los valores, los corrige si hace falta y guarda con un clic. Antes de guardar, el sistema comprueba posibles duplicados comparando importe, fecha, categoría e inmueble, y le avisa si detecta una coincidencia.
El resumen se filtra por periodo, inmueble, categoría y posibilidad de repercutir el gasto. Puede limitar la vista a un solo inmueble, exportar la lista filtrada como informe en PDF y enviarla por correo a propietarios o asesores. Las categorías abarcan los gastos típicos de explotación y mantenimiento, seguros, impuestos, gastos de financiación y de administración.
Un centro de gestión integrado
En conjunto, los inquilinos, los contactos, los contratos, las liquidaciones, la banca, los ingresos y los gastos forman el núcleo operativo y financiero de SmartLandlord. Puede registrar todos los contratos de alquiler, mantener al día sus contactos, elaborar las liquidaciones de gastos y controlar en todo momento su flujo de caja global, en un flujo de trabajo continuo y sin interrupciones.