Gestiona y organiza los documentos de tus propiedades
Guarda todos los documentos de tus propiedades en un solo lugar. Abre Documentos → Gestionar documentos para subir, buscar y gestionar documentos como contratos de arrendamiento, contratos, certificados e informes de inspección.
Mantener los documentos organizados en un lugar centralizado te facilita encontrar los registros importantes cuando los necesitas y ayuda a que la información de cada propiedad esté siempre a mano.
1. Subir un documento
Para añadir un nuevo archivo:
1. Ve a Documentos → Gestionar documentos.
2. Haz clic en Cargar documento.
3. Elige el archivo desde tu ordenador.
4. Selecciona el tipo de documento (por ejemplo, arrendamiento, mantenimiento, certificado).
5. Selecciona la propiedad a la que pertenece el documento.
6. Confirma para subirlo.
Los archivos admitidos incluyen PDF, Word e imágenes.
Antes de subir un documento, comprueba que el tipo de documento y la propiedad seleccionados sean correctos. Una asignación incorrecta puede dificultar encontrar los documentos más adelante.
2. Buscar y descargar documentos
Todos tus archivos aparecen en una tabla en Documentos guardados.
Para encontrar un documento:
- Usa Buscar documentos... para buscar por nombre o texto.
- Usa el filtro de tipo (Todos los tipos de documentos) para mostrar solo un tipo de documento concreto.
- Usa el filtro de propiedad (Todas las propiedades) para mostrar solo los documentos de una propiedad.
- Usa los botones de ordenación (Lo último Primero, El más antiguo primero, Nombre (A-Z), Nombre (Z-A), Por tipo) para reordenar la lista.
Cada fila tiene botones de acción:
- Descargar para descargar el archivo.
- Eliminar para eliminarlo del sistema.
Cuando tienes muchos documentos, la lista se divide en varias páginas. Usa los controles de paginación en la parte inferior de la tabla para moverte entre páginas; el contador indica qué documentos estás viendo (por ejemplo, «21–40 de 127»).
Buscar, filtrar y ordenar te ayuda a localizar documentos más rápidamente, especialmente cuando gestionas varias propiedades y bibliotecas de documentos más grandes.
3. Reasignar un documento (edición en línea)
Si un documento acabó con el tipo de documento o la propiedad equivocados, puedes corregirlo directamente en la lista, sin necesidad de eliminarlo y volver a subirlo.
1. Encuentra el documento en la tabla Documentos guardados.
2. Haz clic en Edit en su fila.
3. Las celdas de tipo y propiedad se convierten en menús desplegables. Elige el Tipo de documento correcto y selecciona la Propiedad a la que pertenece (o No asignado para dejarlo sin vincular).
4. Haz clic en Save para aplicar el cambio, o en Cancel para descartarlo.
Mantener el tipo de documento y la propiedad correctos es lo que hace que el filtrado y la búsqueda sean fiables. Usa la edición en línea para corregir errores en cuanto los detectes.
4. Organizar los documentos
Asignar el tipo de documento y la propiedad correctos durante la subida ayuda a mantener los registros bien organizados.
Cuando los documentos están categorizados de forma coherente, resulta más fácil:
- Localizar registros importantes.
- Revisar la documentación relacionada con una propiedad.
- Encontrar documentos asociados a una propiedad concreta.
- Gestionar colecciones grandes de archivos.
Vincula siempre los documentos a la propiedad y al tipo de documento correctos para mantener una biblioteca de documentos bien organizada.
Mantener un enfoque coherente en la organización de documentos puede ahorrarte tiempo más adelante cuando busques información.
5. Administrar tu biblioteca de documentos
Revisa periódicamente los documentos almacenados para asegurarte de que la información sigue bien organizada.
Ten en cuenta revisar si hay:
- Archivos duplicados.
- Tipos de documento incorrectos: corrígelos con la edición en línea.
- Documentos vinculados a la propiedad equivocada: reasígnalos con la edición en línea.
- Archivos desactualizados que ya no son necesarios.
Las revisiones periódicas ayudan a mantener la biblioteca de documentos precisa, fiable y fácil de usar.
6. Trabajar con archivos descargados
Los documentos descargados pueden consultarse, compartirse o almacenarse fuera de SmartLandlord cuando sea necesario.
Si un documento se actualiza, sube la versión más reciente y revisa los registros almacenados para asegurarte de que el archivo correcto sigue disponible en el sistema.
Mantener los registros de documentos actualizados ayuda a evitar confusiones y garantiza que los usuarios puedan acceder a la versión correcta cuando la necesiten.
Mantener los registros de documentos actualizados ayuda a evitar confusiones y facilita localizar la versión correcta de un archivo.
Consejos
- Usa nombres de archivo claros y coherentes para que puedas encontrar los documentos rápidamente.
- Vincula siempre los documentos a la propiedad y al tipo correctos.
- Usa la edición en línea para corregir el tipo o la propiedad de un documento sin volver a subirlo.
- Elimina los archivos desactualizados o duplicados para mantener tu biblioteca limpia.
- Revisa los documentos almacenados periódicamente para mantener los registros organizados.
- Confirma los detalles del documento antes de subir nuevos archivos.
El área de gestión de documentos es la fuente central de los registros importantes relacionados con las propiedades en todo SmartLandlord.
El área de gestión de documentos proporciona un lugar centralizado para almacenar y acceder a los registros importantes relacionados con las propiedades en todo SmartLandlord.