Registra y categoriza los gastos de tus propiedades
En Gastos puedes registrar y categorizar lo que cuesta cada propiedad.
Mantener esta área al día facilita mucho más adelante tus liquidaciones de gastos y tus informes fiscales.
Añadir y categorizar
Utiliza la lista de gastos para registrar y organizar todos los costes relacionados con tus propiedades:
- Haz clic en Añadir gastos para abrir el panel de añadir unificado en la pestaña Gasto y registrar un gasto con su categoría, propiedad e importe. Añade una descripción clara y el proveedor para reconocerlo más adelante.
- Para encontrar rápidamente la categoría adecuada, usa el buscador de categorías del panel en lugar de recorrer toda la lista.
- Opcionalmente, arrastra un recibo, una factura o un PDF al panel — SmartLandlord lo escanea y rellena automáticamente el importe, la fecha, la categoría, el proveedor y otros detalles.
- Marca si el gasto es Asignable a los inquilinos, para que pueda incluirse en tus liquidaciones de gastos cuando corresponda.
- Usa filtros para acotar la lista por categoría, estado repercutible o propiedad, y busca por descripción, proveedor o nombre de propiedad cuando busques entradas concretas.
Asegúrate de que cada gasto esté vinculado a la propiedad y la categoría correctas para que los cálculos e informes posteriores se mantengan precisos.
Qué ves
El resumen de gastos te ofrece una vista centralizada de todos los gastos registrados en tus propiedades.
Desde esta pantalla puedes:
- Revisar los gastos de una o varias propiedades.
- Buscar gastos por descripción, proveedor o nombre de propiedad.
- Filtrar los gastos por categoría.
- Filtrar los gastos por estado repercutible y no repercutible.
- Revisar los importes y las fechas de los gastos.
- Identificar rápidamente entradas que falten o estén mal categorizadas.
Usar filtros con regularidad te ayuda a localizar la información más rápido, especialmente cuando gestionas varias propiedades.
Categorías de gastos
Elegir la categoría correcta para cada gasto ayuda a mantener tus registros organizados y facilita la elaboración de informes más adelante.
Las categorías habituales pueden incluir:
- Mantenimiento y reparaciones
- Suministros
- Seguros
- Honorarios de administración de fincas
- Servicios de limpieza
- Jardinería y mantenimiento de exteriores
- Costes administrativos
- Servicios profesionales
Utiliza las categorías de forma coherente en todas las propiedades siempre que sea posible. Una categorización coherente facilita comparar los costes entre propiedades e identificar patrones de gasto a lo largo del tiempo.
Si no estás seguro de qué categoría elegir, selecciona la que mejor refleje el propósito principal del gasto.
Gastos repercutibles y no repercutibles
Algunos gastos pueden trasladarse a los inquilinos a través de las liquidaciones de gastos, mientras que otros siguen siendo responsabilidad del propietario.
Al registrar un gasto, revisa cuidadosamente si debe marcarse como repercutible. Una clasificación correcta ayuda a garantizar que los futuros cálculos e informes de gastos se mantengan precisos.
Para los gastos que benefician a varias unidades o inquilinos, asegúrate de que el gasto se asigne correctamente para que los cálculos posteriores puedan usar la información adecuada.
Revisa periódicamente los gastos repercutibles para asegurarte de que los registros se mantengan coherentes a lo largo del año.
Revisar los registros de gastos
Las revisiones periódicas ayudan a mantener precisos tus datos de gastos.
Al revisar los gastos, ten en cuenta:
- Si cada gasto se ha asignado a la propiedad correcta.
- Si las categorías se han aplicado de forma coherente.
- Si las descripciones explican claramente el propósito del gasto.
- Si la información del proveedor se ha introducido correctamente.
- Si los gastos repercutibles se han marcado adecuadamente.
Unos registros precisos mejoran los informes y facilitan futuros análisis.
Exportar
Puedes descargar tus gastos en dos formatos:
- Exportar descarga una hoja de cálculo CSV de tus gastos.
- Informe PDF genera un informe PDF con formato.
Ambas exportaciones respetan los filtros y la búsqueda que hayas aplicado, de modo que puedes:
- Compartir un subconjunto de gastos con tu asesor fiscal o contable.
- Analizar los costes por categoría o propiedad en tus propias herramientas de hojas de cálculo.
Usa la exportación CSV cuando quieras trabajar con los datos en tu propia hoja de cálculo, y el informe PDF cuando necesites un documento listo para imprimir. Esto resulta especialmente útil a fin de año o al preparar las liquidaciones de gastos para tus inquilinos.
Trabajar con datos exportados
Los datos de gastos exportados pueden ayudarte a revisar el rendimiento de las propiedades con más detalle.
Por ejemplo, es posible que quieras:
- Comparar los costes de mantenimiento entre propiedades.
- Revisar los gastos operativos anuales.
- Identificar costes recurrentes de proveedores.
- Analizar las tendencias de gasto a lo largo del tiempo.
- Preparar documentación de respaldo para fines contables.
Como las exportaciones respetan los filtros que hayas aplicado, puedes crear informes específicos para una propiedad, categoría o período concretos sin eliminar manualmente entradas no relacionadas.
Buenas prácticas
Las siguientes prácticas ayudan a mantener precisos y útiles tus registros de gastos:
1. Registra los gastos en cuanto se produzcan.
2. Usa descripciones claras y coherentes.
3. Asigna cada gasto a la propiedad correcta.
4. Revisa las categorías con regularidad.
5. Verifica el estado repercutible antes de guardar.
6. Revisa periódicamente los registros antiguos para comprobar su exactitud.
Mantener registros de gastos precisos a lo largo del año reduce el trabajo administrativo posterior y mejora la calidad de los informes generados a partir de los datos de tu cartera.
Áreas relacionadas
Los datos de gastos contribuyen a varias otras áreas dentro de SmartLandlord.
Mantener los gastos al día ayuda a respaldar:
- Las liquidaciones de gastos.
- El análisis del rendimiento de las propiedades.
- Los informes de flujo de caja.
- Los informes de cartera.
- Las revisiones financieras de fin de año.
Una información de gastos precisa proporciona una base más sólida para entender el rendimiento de las propiedades y mantener registros fiables de la cartera.