Ver y asignar transacciones bancarias
La página Transacciones es el lugar central para gestionar todas las transacciones bancarias en SmartLandlord.
Cada transacción importada, sincronizada, subida o creada manualmente aparece aquí para su revisión. Mantener las transacciones organizadas y correctamente asignadas ayuda a garantizar que los ingresos, los gastos, el flujo de caja y los informes permanezcan precisos en toda la plataforma.
Cómo introducir transacciones en SmartLandlord
Hay varias formas de añadir transacciones.
Sincroniza
Sincroniza las transacciones desde las cuentas bancarias conectadas.
Esta opción recupera las últimas transacciones disponibles y las añade automáticamente a SmartLandlord.
Importar CSV / Excel
Importa transacciones desde un archivo CSV o Excel exportado por tu banco.
Esto resulta útil cuando:
- Tu banco no está conectado directamente.
- Quieres importar transacciones históricas.
- Gestionas las cuentas de forma manual.
Escanear recibo
Sube recibos, facturas o documentos PDF y permite que SmartLandlord extraiga la información de la transacción automáticamente.
Esto puede reducir la introducción manual de datos y ayudar a mantener los registros completos.
Añadir pago
Crea una transacción manualmente.
Usa esta opción cuando:
- Falta una transacción.
- Quieres registrar un pago directamente.
- La transacción no se importó automáticamente.
Puedes usar varios métodos al mismo tiempo, dependiendo de cómo gestiones tus cuentas y flujos de trabajo.
Revisión de transacciones
Una vez que las transacciones se hayan importado o creado, revísalas regularmente para asegurarte de que la información es correcta.
Usa las opciones de búsqueda y filtrado disponibles para localizar transacciones específicas.
Los filtros más comunes incluyen:
- Rango de fechas.
- Propiedad.
- Estado.
- Ingresos.
- Gastos.
Filtrar las transacciones facilita encontrar los elementos que aún requieren revisión o asignación.
Al revisar transacciones, verifica que el importe, la fecha y la descripción coincidan con la información bancaria original. Las revisiones periódicas ayudan a identificar transacciones importadas que pueden requerir atención adicional o asignación manual.
Asignación de transacciones
SmartLandlord puede sugerir automáticamente coincidencias para propiedades o inquilinos.
Cuando haya una sugerencia disponible, puedes:
- Confirmar coincidencia la asignación sugerida.
- Rechazar la sugerencia si es incorrecta.
Si no hay ninguna coincidencia adecuada disponible, usa:
- Asignar
para asignar manualmente la transacción a la propiedad, al inquilino o al registro relacionado correcto.
Una asignación correcta ayuda a garantizar que los informes, los paneles de control, el seguimiento de ingresos y el seguimiento de gastos reflejen los datos correctos de la propiedad.
Antes de aceptar una asignación, confirma que la transacción pertenece a la propiedad o al inquilino seleccionado. Tomarte un momento para verificar las asignaciones sugeridas puede ayudar a evitar registros incorrectos más adelante.
Estado de las transacciones
Es posible que las transacciones requieran revisión antes de ser procesadas completamente.
Revisar regularmente el estado de las transacciones ayuda a garantizar que las transacciones importadas y las creadas manualmente se hayan gestionado correctamente.
Presta especial atención a:
- Transacciones recién importadas.
- Transacciones que aún no han sido asignadas.
- Transacciones con coincidencias sugeridas.
- Transacciones que requieren revisión manual.
Mantener actualizado el estado de las transacciones reduce la probabilidad de que falte información y ayuda a mantener registros precisos.
Acciones en bloque
Cuando trabajas con muchas transacciones, puedes seleccionar varios elementos a la vez y realizar acciones de forma masiva.
Esto es especialmente útil para:
- Pagos de suministros recurrentes.
- Comisiones bancarias periódicas.
- Categorías de gastos similares.
- Varias transacciones pertenecientes a la misma propiedad.
Las acciones en bloque pueden ahorrarte tiempo y ayudar a mantener organizadas las listas de transacciones de gran volumen.
Al usar acciones en bloque, revisa cuidadosamente las transacciones seleccionadas antes de confirmar los cambios. Esto ayuda a garantizar que varios registros se actualicen de forma coherente.
Gestión de listas de transacciones extensas
A medida que se importan más transacciones con el tiempo, las listas de transacciones pueden crecer considerablemente.
Para mantenerte organizado:
- Revisa las transacciones regularmente en lugar de procesar grandes acumulaciones pendientes.
- Usa filtros para centrarte en una propiedad o período específico.
- Busca transacciones usando descripciones o importes.
- Procesa las transacciones no asignadas con prontitud.
Dividir las revisiones de transacciones en sesiones más cortas puede hacer el proceso más sencillo y ayudar a reducir errores.
El mantenimiento regular de los registros de transacciones también mejora la precisión de la información relacionada con ingresos y gastos.
Trabajo con transacciones importadas
Las transacciones importadas deben revisarse después de la sincronización o la importación de archivos.
Revisar los datos importados regularmente te permite identificar posibles problemas con antelación y corregirlos antes de que afecten a los informes o a los registros de propiedades.
Esto te ayuda a verificar:
- Fechas de las transacciones.
- Importes.
- Descripciones.
- Información de cuenta importada.
- Asignaciones sugeridas.
Si aparecen transacciones duplicadas después de una importación, revísalas cuidadosamente antes de realizar cambios.
Buenas prácticas
- Revisa las transacciones recién importadas regularmente.
- Confirma las asignaciones sugeridas antes de aceptarlas.
- Asigna las transacciones sin asignar lo antes posible.
- Usa filtros para identificar las transacciones que aún requieren atención.
- Aprovecha las acciones en bloque al procesar grandes cantidades de transacciones similares.
- Verifica la información de las transacciones importadas después de la sincronización.
- Mantén actualizadas las asignaciones de transacciones.
- Revisa el estado de las transacciones periódicamente.
La página Transacciones te ayuda a mantener tus registros financieros organizados y garantiza que los ingresos, los gastos, los paneles de control y los informes se basen en datos de transacciones precisos.
Áreas relacionadas
Los registros de transacciones funcionan conjuntamente con otras áreas de SmartLandlord.
Puedes usar las transacciones junto con:
- Pagos para cuentas bancarias conectadas y sincronización.
- Ingresos para pagos entrantes.
- Gastos para costes relacionados con la propiedad.
Mantener las transacciones revisadas y asignadas ayuda a garantizar que los registros relacionados permanezcan precisos en toda la plataforma.