Ver y asignar transacciones bancarias
La pestaña Transacciones del hub Banca es el lugar central para gestionar todas las transacciones bancarias en SmartLandlord. Abre Banca desde la barra lateral y selecciona la pestaña Transacciones.
Todas las transacciones importadas, sincronizadas, subidas o creadas manualmente aparecen aquí para su revisión. Mantener las transacciones organizadas y correctamente asignadas ayuda a garantizar que los ingresos, los gastos, el flujo de caja y los informes se mantengan precisos en toda la plataforma.
Añadir transacciones a SmartLandlord
Hay varias maneras de añadir transacciones.
Sincroniza
Sincroniza las transacciones de las cuentas bancarias conectadas.
Esta opción recupera las últimas transacciones disponibles y las añade a SmartLandlord automáticamente.
Importar CSV / Excel
Importa transacciones desde un archivo CSV o Excel exportado por tu banco.
Es útil cuando:
- Tu banco no está conectado directamente.
- Quieres importar transacciones históricas.
- Gestionas cuentas manualmente.
Escanear recibo
Sube recibos, facturas o documentos PDF y deja que SmartLandlord extraiga la información de la transacción automáticamente.
Esto puede reducir la introducción manual de datos y ayudar a mantener los registros completos.
Añadir transacción
Crea una transacción manualmente usando el panel de añadir unificado.
Al hacer clic en Añadir transacción se abre un único panel con dos pestañas — Ingreso y Gasto — para que puedas registrar tanto un pago entrante como un gasto de una propiedad desde el mismo lugar. También puedes arrastrar un recibo o una factura al panel y dejar que SmartLandlord rellene automáticamente el importe, la fecha y otros detalles.
Usa esta opción cuando:
- Falta una transacción.
- Quieres registrar un pago o un gasto directamente.
- La transacción no se importó automáticamente.
Puedes usar varios métodos al mismo tiempo según cómo gestiones tus cuentas y flujos de trabajo.
Revisar las transacciones
Una vez que las transacciones se han importado o creado, revísalas con regularidad para asegurarte de que la información sea precisa.
Utiliza las opciones de búsqueda y filtrado disponibles para localizar transacciones concretas.
Los filtros habituales incluyen:
- Rango de fechas.
- Propiedad.
- Estado.
- Ingresos.
- Gastos.
Filtrar las transacciones facilita encontrar los elementos que todavía requieren revisión o asignación.
Al revisar las transacciones, verifica que el importe, la fecha y la descripción coincidan con la información bancaria original. Las revisiones periódicas ayudan a identificar las transacciones importadas que puedan requerir atención adicional o una asignación manual.
Asignar transacciones
SmartLandlord puede sugerir automáticamente coincidencias para propiedades o inquilinos.
Cuando hay una sugerencia disponible, puedes:
- Confirmar coincidencia la asignación sugerida.
- Rechazar la sugerencia si es incorrecta.
Si no hay ninguna coincidencia adecuada disponible, usa:
- Asignar
para abrir el panel de asignación y asignar manualmente la transacción a la propiedad, el inquilino o el registro relacionado correcto. Para los gastos, el panel incluye un buscador de categorías para que encuentres rápidamente la categoría de gasto adecuada.
También puedes gestionar las transacciones pendientes y sugeridas desde la pestaña Asignación del hub Banca, donde puedes ejecutar la automatización, aceptar sugerencias de forma masiva y gestionar las reglas de coincidencia.
Una asignación correcta ayuda a garantizar que los informes, los paneles, el seguimiento de ingresos y el seguimiento de gastos reflejen los datos de propiedad correctos.
Antes de aceptar una asignación, confirma que la transacción pertenece a la propiedad o al inquilino seleccionados. Dedicar un momento a verificar las asignaciones sugeridas puede ayudar a evitar registros incorrectos más adelante.
Estado de la transacción
Las transacciones pueden requerir una revisión antes de procesarse por completo.
Comprobar el estado de las transacciones con regularidad ayuda a garantizar que las transacciones importadas y las creadas manualmente se hayan gestionado correctamente.
Presta especial atención a:
- Las transacciones recién importadas.
- Las transacciones que aún no se han asignado.
- Las transacciones con coincidencias sugeridas.
- Las transacciones que requieren una revisión manual.
Mantener el estado de las transacciones al día reduce la probabilidad de que falte información y ayuda a mantener registros precisos.
Acciones masivas
Cuando trabajas con muchas transacciones, puedes seleccionar varios elementos a la vez y realizar acciones de forma masiva.
Esto resulta especialmente útil para:
- Pagos de suministros recurrentes.
- Comisiones bancarias recurrentes.
- Categorías de gasto similares.
- Varias transacciones que pertenecen a la misma propiedad.
Las acciones masivas pueden ahorrar tiempo y ayudar a mantener organizadas las listas grandes de transacciones.
Al usar acciones masivas, revisa cuidadosamente las transacciones seleccionadas antes de confirmar los cambios. Esto ayuda a garantizar que varios registros se actualicen de forma coherente.
Gestionar listas grandes de transacciones
A medida que se importan más transacciones con el tiempo, las listas de transacciones pueden crecer considerablemente.
Para mantener el orden:
- Revisa las transacciones con regularidad en lugar de procesar grandes acumulaciones.
- Usa filtros para centrarte en una propiedad o un período concretos.
- Busca transacciones usando descripciones o importes.
- Procesa las transacciones sin asignar con prontitud.
Dividir las revisiones de transacciones en sesiones más pequeñas puede facilitar el proceso y ayudar a reducir los errores.
El mantenimiento regular de los registros de transacciones también mejora la precisión de la información de ingresos y gastos relacionada.
Trabajar con transacciones importadas
Las transacciones importadas deben revisarse después de la sincronización o la importación de archivos.
Revisar los datos importados con regularidad te permite identificar posibles problemas de forma temprana y corregirlos antes de que afecten a los informes o a los registros de las propiedades.
Esto te ayuda a verificar:
- Las fechas de las transacciones.
- Los importes.
- Las descripciones.
- La información de la cuenta importada.
- Las asignaciones sugeridas.
Si aparecen transacciones duplicadas tras una importación, revísalas cuidadosamente antes de realizar cambios.
Buenas prácticas
- Revisa las transacciones recién importadas con regularidad.
- Confirma las asignaciones sugeridas antes de aceptarlas.
- Asigna las transacciones sin asignar lo antes posible.
- Usa filtros para identificar las transacciones que todavía requieren atención.
- Aprovecha las acciones masivas al procesar grandes cantidades de transacciones similares.
- Verifica la información de las transacciones importadas después de la sincronización.
- Mantén al día las asignaciones de las transacciones.
- Revisa el estado de las transacciones periódicamente.
La pestaña Transacciones te ayuda a mantener organizados tus registros financieros y garantiza que los ingresos, los gastos, los paneles y los informes se basen en datos de transacciones precisos.
Áreas relacionadas
Los registros de transacciones funcionan junto con otras áreas de SmartLandlord.
Puedes usar las transacciones junto con:
- Banca para las cuentas bancarias conectadas y la sincronización.
- Ingresos para los pagos entrantes.
- Gastos para los costes relacionados con las propiedades.
Mantener las transacciones revisadas y asignadas ayuda a garantizar que los registros relacionados se mantengan precisos en toda la plataforma.