Importar, revisar y asignar transacciones
La pestaña Transacciones en Pagos → Banca lista todas las transacciones bancarias. Cada una tiene un estado; el objetivo es que cada transacción quede asignada a una propiedad (y, si es un alquiler cobrado, a un inquilino). Las transacciones asignadas se vinculan a un registro de ingreso (Ingresos) o de gasto (Gastos).
Cómo traer transacciones
- Importar un extracto: Importar extracto (CSV/Excel) en la cabecera de la página Banca (ver más abajo).
- Escanear un recibo: Escanear recibo en la barra de herramientas de la pestaña. Sube una factura o un recibo (PDF, PNG, JPG); SmartLandlord lee el importe, la fecha, la contraparte y la categoría. En la ventana compruebas los valores y eliges Registrar como gasto o Registrar como pago, según lo que se haya detectado. Entrada manual crea en su lugar una transacción bancaria; para ello hace falta una cuenta (ver la guía sobre el resumen de Banca).
- Registrar directamente un ingreso o un gasto: Añadir transacción. El panel lateral tiene las pestañas Ingreso y Gasto y crea de inmediato un registro de ingreso o de gasto, sin pasar por la asignación.
- Descarga automática del banco: solo cuando la conexión bancaria está activada; ver la guía sobre el resumen de Banca.
Importación de CSV, Excel o PDF
Importar extracto (CSV/Excel) abre una página con tres pasos:
- Cargar archivo: arrastra o elige un archivo. Se aceptan CSV, XLSX, XLS y PDF de hasta 10 MB. En Excel se lee la primera hoja; en PDF, las transacciones se extraen del extracto. La primera fila debe contener los encabezados de las columnas. Después, Siguiente.
- Asignar columnas: asigna las columnas de tu archivo a los campos Fecha, Importe, Nombre de la contraparte, IBAN de la contraparte y Concepto. Los nombres de columna habituales en alemán e inglés (p. ej. Buchungstag, Betrag, Verwendungszweck) se reconocen automáticamente. Fecha e Importe son obligatorios; los demás se pueden omitir con - Saltar -. Una vista previa muestra las primeras 20 filas. Después, Importar.
- Resultado: las cifras de Importado, Duplicados omitidos y Errores, con detalles de los errores. Ver transacciones te lleva a la lista y Importar otro archivo, al siguiente archivo.
La importación avisa de las transacciones duplicadas como omitidas; las cifras aparecen en el resultado.
La lista
Columnas: fecha, importe (los ingresos en verde con +, las salidas en rojo con −), contraparte con IBAN, concepto, estado y acciones. En las transacciones asignadas, los enlaces Ver ingreso y Ver gasto llevan directamente al registro de ingreso o de gasto.
Para acotar la lista:
- El cuadro de búsqueda busca en las transacciones.
- Filtros abre los filtros: Desde, Hasta, Propiedad, Estado y Tipo (Ingresos o Gastos). Limpiar todo lo restablece todo.
- Debajo de la lista pasas de página en los resultados y eliges cuántas entradas se muestran por página.
Estado
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Aún sin asignar. Acción: Asignar. |
| Sugerencia | Una regla o la IA ha hecho una sugerencia (se muestra en la fila). Acciones: Confirmar coincidencia o Rechazar. |
| Asignado | Asignada a una propiedad. Acciones: Cambiar la asignación o Deshacer. |
| Ignorado | Omitida a propósito; no cuenta como ingreso ni como gasto. |
Rechazar y Deshacer ponen la transacción en Ignorado, no de nuevo en pendiente. Si más tarde quieres asignarla después de todo, elige Cambiar la asignación en la transacción ignorada.
Asignar una transacción
- Haz clic en Asignar en la fila (en las sugerencias, en el icono de detalles).
- Elige la Propiedad. Puedes indicar el Inquilino (opcional) tanto en el dinero que entra como en el que sale; el dinero que entra tiene además el Tipo de pago, y el que sale, la categoría. Una nota es opcional. Si ya existe una sugerencia de la IA, se muestra en la parte superior de la ventana.
- Confirmar asignación. Con Ignorar marcas la transacción como ignorada.
Varias transacciones a la vez
Marca filas. Aparece una barra con Ignorar (con confirmación), Asignar selección (abre la página de asignación; las transacciones elegidas no se trasladan allí) y Deseleccionar todo. La selección se borra al cambiar de página.
Pestaña Asignación y reglas
La pestaña Asignación trabaja las transacciones abiertas.
- En la parte superior están los contadores Pendiente y Sugerencia.
- En Ejecutar automatización inicias Ejecutar el motor de reglas (aplica tus reglas) y Ejecutar sugerencias de IA. Si la IA indica que no está configurada, solo se aplican las reglas.
- Debajo, alternas entre la lista de sugerencias y la de transacciones pendientes. Por cada fila de sugerencias: Confirmar coincidencia o Ignorar; en las pendientes: Asignar o Ignorar. Elige varias filas con Seleccionar todo o una por una.
Reglas
Con Gestionar normas (o el conmutador Reglas de Asignación) creas reglas que asignan por sí solas las transacciones recurrentes, por ejemplo el alquiler de un inquilino.
- Elige Nueva norma.
- Introduce Nombre de la regla y Prioridad. Las reglas se evalúan por prioridad, la más alta primero; decide la primera regla que coincida.
- Define condiciones, al menos una: El nombre de la contraparte contiene, IBAN (exacto), El propósito contiene o un rango de importe (Importe mín (€), Importe máximo (€)).
- Elige una Acción: Asignar al inquilino, Asignar a propiedad o Ignorar, e indica el inquilino o la propiedad.
- Crear regla.
Las reglas se pueden desactivar, editar y eliminar.