Visió general
L'àrea de gestió i pagaments reuneix totes les tasques operatives i financeres dels seus immobles en lloguer en un únic espai de treball. D'una banda, a «Gestió» administra els contractes de lloguer (Llogaters), manté actualitzada la seva agenda (Contactes), arxiva els contractes d'arrendament i les seves plantilles, i elabora les liquidacions de despeses. D'altra banda, a «Pagaments» connecta els seus comptes bancaris, assigna les transaccions, controla els ingressos per lloguer i manté a la vista totes les despeses. Els resums, filtres i fluxos de treball integrats fan que les dades mestres, els pagaments i les despeses encaixin entre si.
Gestió
Llogaters: totes les relacions de lloguer a la vista
A «Llogaters» gestiona tots els contractes de lloguer de les seves vivendes, des de l'entrada del llogater fins a la finalització. La capçalera mostra el total de llogaters, els actius, les notificacions i els que ja s'han marxat. Els filtres d'estat permeten acotar la llista als contractes que li interessen.
Cada llogater es presenta en una fitxa amb el nom, el codi intern de la unitat, l'estat (per exemple, «Actiu» o «Desplaçat»), el lloguer total, el dipòsit i el seu estat, i les dates d'inici i fi del lloguer. Des de la fitxa pot obrir els detalls, editar les dades o ajustar el lloguer. La vista detallada permet modificar el lloguer i les despeses, canviar els venciments, afegir o treure llogaters i vincular els documents o liquidacions corresponents, de manera que cada contracte conserva un historial complet per a avaluacions i justificants.
Els nous contractes es creen des del resum amb «Afegir llogater»: seleccioni l'immoble i la unitat, assigni un o diversos contactes com a llogaters, defineixi la data d'inici i, si escau, la de fi, i introdueixi el lloguer acordat i el venciment. Dades opcionals com la fiança, l'estat de pagament i les notes internes ajuden a documentar cada acord. Un cop guardat, el contracte apareix amb l'estat «Actiu» a partir de la seva data d'inici i s'incorpora als panells, els resums d'ingressos i els càlculs de flux de caixa.
Quan un llogater es marxa, es registren la data de rescissió i la de sortida, i l'estat canvia fins a «S'ha marxat». El contracte roman al sistema per a avaluacions i justificants, però deixa de comptar-se com a actiu, de manera que les seves xifres d'ocupació reflecteixen sempre la situació real.
Contactes: agenda central de la seva cartera
«Contactes» és l'agenda central de totes les persones i organitzacions amb les quals col·labora: llogaters, proveïdors de serveis, bancs, organismes públics i altres socis. La capçalera indica el total de contactes, els actius, quants són llogaters i altres. Els filtres (Només actiu, Només inactiu, Tots els estats) i la cerca per nom, correu, telèfon o localitat ajuden a localitzar-los al moment.
Per crear un contacte, triï el tipus (llogater, proveïdor, banc, organisme o altre), introdueixi les dades de contacte i, si ho necessita, afegeixi notes, números de referència o dades bancàries. En lloc d'eliminar un contacte, pot marcar-lo com a «Inactiu» per conservar els vincles històrics amb contractes, pagaments o documents.
No cal introduir els contactes a mà: l'assistent d'importació admet diverses fonts —fitxers CSV, fitxers vCard (VCF) i la connexió directa amb Google Contacts—. Un cop carregat el fitxer, es mostra una vista prèvia dels camps reconeguts i, si alguna columna no s'assigna de manera automàtica, pot assignar-la manualment. Els contactes ja existents es reconeixen pel seu correu o pel seu nom i no es duplica.
Els contactes estan vinculats amb la resta de mòduls: a «Llogaters» s'assignen a cada contracte; a les liquidacions s'utilitzen les adreces de llogaters i proveïdors; i en els pagaments i documents s'escull el contacte com a pagador, destinatari o referència. Així s'evita duplicar dades i es manté la coherència en tot el sistema.
Contractes d'arrendament i plantilles
El mòdul «Contractes d'arrendament» és l'arxiu de tots els contractes, ja estiguin generats des d'una plantilla, pujats com a PDF o vinculats. Cal tenir en compte que el llogater i el document formal del contracte són independents: una relació de lloguer pot existir sense un PDF de contracte associat, i viceversa. El resum mostra el total de contractes i quants estan actius, en esborrany o acabats, amb cerca i filtre per estat. Per crear un contracte, obri un llogater i triï «Generar des de plantilla» o «Pujar PDF».
El mòdul «Plantilles de contracte» permet administrar plantilles d'arrendament reutilitzables, que després s'utilitzen per generar contractes concrets de manera ràpida i coherent.
Costos operacionals: liquidar les despeses compartides
A «Costos operacionals» crea i gestiona les liquidacions de despeses compartides dels seus immobles. El resum mostra el total de declaracions i quantes estan en estat d'esborrany, finalitzades o enviades, amb cerca per propietat i filtres.
En crear una nova declaració, seleccioni l'immoble i el període de liquidació, defineixi les classes de despesa (per exemple, calefacció, aigua, recollida de deixalles o IBI) i registri els costos totals per classe. A continuació, estableixi les claus de repartiment —metres quadrats, nombre de persones o consum— i assigni les unitats i llogaters de l'immoble. El sistema calcula automàticament la quota de cada llogater i mostra una vista prèvia de cada liquidació, que pot ajustar.
Un cop comprovats els valors, marqui la liquidació com a «Finalitzada» i utilitzi «Enviar» per fer-la arribar als llogaters, de manera agrupada o per unitat. El sistema genera els PDF, els guarda a l'àrea de documents i fixa l'estat en «Enviat» amb la seva data. Les liquidacions estan vinculades a «Llogaters» i «Contactes»: els llogaters de l'immoble es suggereixen automàticament i, a partir dels imports pendents o saldos a favor, pot generar entrades de pagament i comprovar si s'han liquidat.
Pagaments
Banca i transaccions: assignar cada pagament a la seva immoble
El mòdul de banca reuneix els seus comptes i totes les transaccions en una sola vista, amb pestanyes per Transaccions, Assignació, Pagaments i Despeses. La capçalera mostra el saldo total dels comptes seleccionats, el nombre de connexions totals i actives, i els imports pendents i ja assignats.
Pot connectar els seus comptes de dues maneres: mitjançant «Banc Connect», que sincronitza automàticament els moviments a través de la connexió bancària, o afegint un «Compte manual». Els moviments també poden importar-se des d'un fitxer CSV o Excel, o crear-se a mà. Cada transacció es classifica com a ingrés o despesa i s'assigna a llogaters, immobles i categories.
Durant la importació es detecten els duplicats automàticament: les transaccions ja registrades s'identifiquen per la data, l'import i el compte de contrapartida, i s'ometen. Un cop importat, rep un resum amb els registres afegits i els duplicats ignorats, de manera que tornar a importar el mateix fitxer no crea entrades repetides. Els filtres per període, estat i tipus permeten centrar-se en les transaccions sense assignar, les propostes del sistema, les ja assignades o les ignorades. Un cop assignades, les transaccions s'incorporen automàticament als resums d'ingressos i despeses.
Ingressos: lloguers i altres ingressos
El resum de pagaments mostra tots els ingressos rellevants dels seus immobles en una vista filtrable. La capçalera reuneix els indicadors clau: l'import previst del mes, el rebut, la taxa de recaptació i els pagaments parcials o que falten. Pot filtrar per període, immoble, tipus d'ingrés (lloguer, fiança, avançament de despeses, subvenció, etc.) i estat de pagament, i registrar nous pagaments amb «Registrar pagament».
Es presta especial atenció als impagaments: per a cada contracte afectat pot veure quin inquilí està en mora, per quin immoble, quants dies de retard acumula i de quin import es tracta. Com a administrador de diversos immobles, pot limitar la vista a una sola propietat, fixar el període i exportar el resum filtrat com a informe en PDF, que pot enviar per correu electrònic a propietaris, inquilins o assessors directament des del sistema.
Despeses: tots els costos sota control
En «Despeses» registra i analitza tots els costos dels seus immobles. La capçalera mostra el total de despeses del període i la part assignable als inquilins, de manera que distingeix immediatament quins costos podrà repercutir mitjançant les liquidacions i quins assumeix vostè.
Les despeses es poden registrar de tres maneres: manualment mitjançant un formulari, a partir de transaccions importades o amb la lectura de factures per IA. En pujar la foto o l'arxiu d'una factura, la IA extreu l'import, la data, l'emissor i el concepte, i suggereix la categoria i l'immoble corresponents; vostè revisa els valors, els corregeix si cal i guarda amb un clic. Abans de guardar, el sistema comprova possibles duplicats comparant import, data, categoria i immoble, i l'avisa si detecta una coincidència.
El resum es filtra per període, immoble, categoria i possibilitat de repercutir la despesa. Pot limitar la vista a un sol immoble, exportar la llista filtrada com a informe en PDF i enviar-la per correu a propietaris o assessors. Les categories abasten les despeses típiques d'explotació i manteniment, assegurances, impostos, despeses de finançament i d'administració.
Un centre de gestió integrat
En conjunt, els inquilins, els contactes, els contractes, les liquidacions, la banca, els ingressos i les despeses formen el nucli operatiu i financer de SmartLandlord. Pot registrar tots els contractes de lloguer, mantenir al dia els seus contactes, elaborar les liquidacions de despeses i controlar en tot moment el seu flux de caixa global, en un flux de treball continu i sense interrupcions.